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5 applications pour mieux gérer son temps

Aujourd’hui, la gestion du temps constitue un enjeu fondamental pour toutes les entreprises. Lancer un produit plus rapidement que ses concurrents. Apporter une réponse rapide à ses clients. Se libérer des tâches chronophages pour se concentrer sur celles à forte valeur ajoutée. Autant d’exemples où une meilleure gestion du temps peut donc faire la différence dans son business. Heureusement, il existe de nombreuses applications pour mieux gérer son temps.

Besoin d’être plus productif ? Plus efficace ? Une application ou un logiciel existe quel que soit le besoin : communication interne, gestion de projet, prise de rendez-vous, prise de notes… Voici une sélection de 5 applications pour mieux gérer son temps.

Slack : une application pour mieux communiquer en interne

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Ne t’est-il jamais arrivé de perdre plusieurs minutes à chercher une information dans ta boite mail ? Ou de répondre à un email en oubliant de mettre un collègue dans la boucle ? Si oui, alors Slack peut t’aider.

Slack, c’est quoi ?

Slack est une plateforme de communication collaborative. Elle fonctionne sous forme de « tchat ». Un peu comme Messenger. Il est possible de créer des « chaînes » en fonction des thèmes abordés. Plusieurs personnes peuvent accéder à ces chaînes. Il est également possible d’échanger en direct avec une seule personne.

Comment utiliser Slack ?

Beaucoup d’entreprises (surtout les start-ups) ont fait le choix de faire passer toutes leurs communications internes par Slack. Plus besoin de chercher pendant plusieurs minutes une information oubliée. Tu crées une chaîne pour chaque pôle d’activité, projet ou thème (commerce, informatique, marketing, design, administratif…). Et tu donnes accès à ces chaînes aux personnes pertinentes. Suivre la conversation sous forme de tchat est beaucoup plus aisé. Tu peux faire le choix de bannir les emails au sein de ton entreprise.

Et les utiliser uniquement avec les personnes extérieures à l’entreprise. Et encore. Tu peux créer des espaces de travail Slack avec des partenaires et des prestataires. Toujours dans le souci d’optimiser la communication entre les différentes parties.

Pas besoin de créer une chaîne Slack pour échanger deux messages. Par contre, cela s’avère utile dès lors que tu commences à entretenir des échanges réguliers. Bref, Slack est un outil idéal pour communiquer avec des collègues, partenaires et clients (en BtoB essentiellement). Que tu sois entrepreneur ou salarié.

Slack est disponible via son site Internet et sous forme d’application mobile.

3 avantages de Slack

  1. Communiquer plus facilement avec ses collègues, partenaires et clients
  2. Retrouver des informations plus facilement
  3. Créer plusieurs chaînes en fonction du thème abordé

Alternative existante : Rocket Chat.

Trello : une application pour mieux gérer les projets

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Ne t’est-il jamais arrivé de te plaindre d’un manque de visibilité sur un projet ? D’oublier d’effectuer une tâche importante ? Si oui, Trello devrait te rendre quelques services.

Trello, c’est quoi ?

Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Tu peux créer plusieurs « tableaux » en fonction des projets. Et donner les accès aux personnes concernées. Pour chaque projet, tu définis les tâches à effectuer. Pour chaque tâche (représentée sous forme de « vignette »), tu peux y assigner une ou plusieurs personnes. Fixer une date butoirs. Y inscrire des remarques. Tu bascules les vignettes entre les colonnes « À faire », « En cours » et « Terminé ». D’un simple « glissé-déposé ».

Comment utiliser Trello ?

Tu peux créer plusieurs projets sur Trello. Cela permet aux personnes concernées de suivre l’état d’avancement des projets. Ça t’évite bon nombre de réunions et de comptes-rendus par mail. Ce qui peut faire perdre pas mal de temps. Essaye donc le combo Slack + Trello.

C’est utile en interne pour se répartir les tâches au sein d’un projet. Il semble également intéressant de donner accès aux tableaux Trello lorsque tu travailles pour un client. En effet, ça lui permet de suivre ton avancée sans qu’il ait à te demander sans cesse où tu en es. Notamment pour les projets informatiques. L’entrepreneurs aime savoir où en est le prestataire dans le développement de son application mobile / logiciel. Donne lui accès au tableau Trello et à la chaîne Slack et le tour est joué !

Trello est disponible via son site Internet et sous forme d’application mobile.

3 avantages de Trello

  1. Organiser des projets
  2. Suivre l’évolution des projets
  3. Être transparent avec ses partenaires / clients

Alternatives existantes : Asana, Monday

Google Drive : une application pour stocker des fichiers

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Ne t’est-il jamais arrivé d’envoyer le mauvais fichier à un destinataire car tu étais en possession de la mauvaise version ? De ne pas pouvoir accéder à un document important car tu étais en déplacement ? De perdre un document que tu as supprimé par erreur ? Si oui, Google Drive est fait pour toi.

Google Drive, c’est quoi ?

Google Drive est un service de stockage et de partage de fichiers dans le cloud. Comme pour Slack et Trello, tu peux donner accès à des fichiers à certaines personnes. Tu peux également organiser tes fichiers en les classant dans des dossiers ou sous-dossiers. Donner accès à des dossiers à certaines personnes et pas à d’autres. Donner des droits de modification des fichiers ou alors de consultation uniquement selon tes besoins. Bref, Google Drive est très flexible.

Comment utiliser Google Drive ?

Comme pour Slack ou Trello, tu peux créer un dossier pour chaque pôle d’activité, projet ou thème. Tu rajoutes ensuite ses sous-dossiers et des fichiers. Terminés les échanges de mails incessants pour obtenir la dernière version d’un document.

Tu peux également travailler directement sur un fichier sur Google Drive. L’enregistrement des modifications s’effectue en temps réel. Ce qui signifie donc que si tu vas chercher un document sur Google Drive sur lequel plusieurs collaborateurs travaillent, tu auras toujours la dernière version. Cela fait gagner beaucoup de temps. Les fichiers étant enregistrés sur le cloud, tu peux y accéder de n’importe où et avec n’importe quel appareil. Il suffit de renseigner ton compte Google.

Google Drive est donc intéressant pour partager des documents entre collègues et également avec des clients ou partenaires. Il permet de toujours travailler sur la dernière version d’un document. Et surtout, il te permet d’organiser tes fichiers selon l’arborescence la mieux adaptée et qui te fera gagner du temps.

Google Drive est disponible via son site Internet et sous forme d’application mobile.

3 avantages de Google Drive

  1. Accéder à ses fichiers depuis n’importe quel appareil et depuis n’importe où
  2. Bénéficier d’une sauvegarde sur le cloud
  3. Partager ses fichiers avec d’autres personnes

Alternatives existantes : Microsoft One Drive, Dropbox

Google Agenda : une application pour gérer son emploi du temps

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Ne t’est-il jamais arrivé d’oublier un rendez-vous ? Ou de devoir répondre systématiquement à tes collègues qui te demandent si tu es disponible à telle ou telle date ? Si oui, tu ferais bien d’utiliser Google Agenda.

Google Agenda, c’est quoi ?

Google Agenda est un service d’agenda en ligne. Tu y renseignes tes rendez-vous. En y indiquant le créneau horaire et le lieu si tu le souhaites. Tu peux inviter des personnes à te rejoindre et à confirmer leur présence. Autoriser des personnes à accéder à ton agenda. Tu reçois des rappels avant les rendez-vous ou événements programmés… C’est un outil basique mais ô combien utile.

Comment utiliser Google Agenda ?

Utilise Google Agenda en notant tous tes rendez-vous professionnels. La base. Cela permet d’organiser tes journées, semaines et mois. Donne l’accès à ton agenda à tes associés ou collègues. C’est très pratique pour fixer des rendez-vous.

Google Agenda est donc très utile si tu souhaites proposer un rendez-vous à un collègue. En effet, tu vérifies son calendrier pour t’assurer qu’il est disponible et tu lui envoies une invitation. C’est également pratique si tu veux donner accès à ton agenda à ton assistant. Il pourra alors gérer ton emploi du temps sans ta contribution. Tu peux également noter tes rendez-vous personnels. Les personnes qui ont accès à ton agenda verront que la plage horaire est bloquée. Mais elles n’en connaîtront pas la raison.

Google Agenda est disponible via son site Internet et sous forme d’application mobile.

3 avantages de Google Agenda

  1. Noter ses rendez-vous
  2. Retenir ses rendez-vous
  3. Donner accès aux collaborateurs à son emploi du temps

Alternative existante : Calendrier Outlook

Doodle : une application pour organiser les réunions et événements

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Ne t’est-il jamais arrivé de passer plusieurs heures (voire jours) à planifier une réunion ? À te plier en quatre pour trouver une date qui convienne à tous les participants ? Si oui, alors Doodle te changera la vie.

Doodle, c’est quoi ?

Doodle est un service de planification de réunions. D’ailleurs, leur accroche est plutôt parlante : « Réunissez tout le monde. Avec Doodle, planifier est rapide et simple ». C’est très pratique pour organiser des réunions. Tu as juste à proposer plusieurs créneaux. Tu envoies le lien Doodle aux membres qui doivent participer à la réunion. Et ils cochent les créneaux pour lesquels ils sont disponibles. Tu n’as plus qu’à choisir le créneau qui a reçu le plus de suffrages. Tu imagines le nombre d’échanges que tu économises s’il y a plusieurs dizaines de participants à ta réunion ?

Comment utiliser Doodle ?

Tu peux utiliser Doodle pour organiser des réunions, des événements ou des sorties avec tes collègues. Cela te permettra de gagner du temps dans l’organisation. Plus d’allers retours incessants. Tu proposes des créneaux. Les invités indiquent leurs disponibilités et tu choisis le créneau le plus adapté. Tu peux également utiliser Doodle en créant tout type de sondage. Par exemple, « Quel est selon vous la fonctionnalité la plus importante de X ? Réponse 1 : la simplicité, réponse 2 : le prix, réponse 3 : la rapidité… ».

Doodle est disponible via son site Internet et sous forme d’application mobile.

3 avantages de Doodle

  1. Organiser des réunions simplement
  2. Récolter des réponses rapidement
  3. Voir la réponse des autres participants

Alternative existante : Framadate

Les applications pour mieux gérer son temps

Si tu utilises ne serait-ce qu’une seule de ces applications, tu gagneras du temps. Si tu combines les 5, les résultats seront encore plus impressionnants. Et encore, nous n’avons ici qu’une infime partie de toutes les possibilités existantes. Sache que ces 5 applications sont accessibles gratuitement. Bien sûr, elles proposent toutes des fonctionnalités payantes. Mais la base gratuite est déjà très riche.

Nous avons parlé de 5 applications pour mieux gérer son temps. Leur utilisation est indépendante les unes des autres. Mais il est possible d’aller encore plus loin. Comment ? En automatisant !

C’est l’objet de cet article qui traite de 5 applications pour automatiser certaines tâches de son business. Il y est question de :

  • Zapier : un outil ultra-puissant qui connecte entre elles des centaines d’applications
  • Buffer : une solution qui permet d’automatiser la gestion de tes réseaux sociaux.
  • Phantombuster : un outil un peu plus technique qui permet d’extraire des données sur le web et d’automatiser des actions
  • Mailchimp : un outil qui permet notamment d’automatiser l’envoi de séquences d’emails
  • Calendly : un outil qui permet à tes prospects, clients, fournisseurs, collègues de prendre rendez-vous avec toi.

Et toi, quelles sont les applications qui te permettent de mieux gérer ton temps ? Ton avis m’intéresse.

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