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Comment améliorer son efficacité ?

Tout entrepreneur cherche à améliorer son efficacité. En effet, surtout à ses débuts, l’entrepreneur se retrouve au four et au moulin. Un peu de compta, un peu de prospection commerciale, un peu de gestion des réseaux sociaux et j’en passe.

Pour autant, cet article est un peu particulier par rapport aux précédents dans la mesure où j’aborde un sujet qui va au delà de l’entrepreneuriat. Que vous soyez entrepreneur ou salarié, célibataire ou en couple, avec ou sans enfants, vous êtes tous probablement concernés par la gestion du temps. D’ailleurs, c’est un sujet qui me tient à cœur et auquel je m’intéresse tout particulièrement depuis quelque temps. D’autres articles à venir traiteront de ce sujet.

Pour ce premier article relatif à la gestion du temps, je vais vous présenter deux principes fondamentaux que je vous conseille vivement de mettre en place au quotidien pour devenir plus efficace. Le but étant de mettre en place des actions efficaces pour travailler moins (mais mieux) afin d’avoir plus de temps libre.

1. Améliorer son efficacité, qu’est-ce que ça veut dire ?

J’utilise le mot « efficacité » et non pas de performance. C’est assumé puisqu’il y a selon une vraie différence entre l’efficacité et la performance.

Être efficace, c’est accomplir une tâche qui nous rapprochent de nos objectifs de la manière la plus économique possible. Être performant, c’est accomplir une tâche donnée (importante ou non) de la manière la plus économique possible. Vous l’avez compris, la différence fondamentale entre l’efficacité et la performance dépend de l’importance de l’action que vous effectuez.

Un exemple concret : l’as du porte à porte est performant mais inefficace. En effet, il vendrait probablement plus avec le courriel ou le publipostage. Bien faire une chose ne la rend pas plus importante pour autant. De même, ce n’est pas parce qu’une tâche exige beaucoup de temps qu’elle est importante. La performance est donc utile si et seulement si on l’applique aux bonnes choses !

L’enjeu est donc de passer un minimum de temps sur les tâches les plus importantes. C’est ce que j’appelle personnellement l’efficacité 😉

2. 2 principes fondamentaux pour améliorer son efficacité

Je vais vous présenter deux lois très puissantes pour améliorer son efficacité au travail. Chacune de ces lois mériterait un article à part entière. Et c’est ce que je vais faire dans les prochains articles. Je m’écarte un peu de l’environnement des start-up mais j’ai pris conscience ces derniers temps de l’importance de gérer son temps avec efficacité. Et de toute façon, ces conseils sont compatibles avec l’écosystème des start-up.

A – Le principe de Pareto

Le principe de Pareto vous permet d’identifier les tâches importantes. Cette loi est également connue sous le nom de la règle des 20/80. Que dit cette loi ?

Que 20% des causes engendrent 80% des effets.

Voici quelques traductions possibles :

  • 20% des clients engendrent 80% des problèmes
  • 80% du chiffre d’affaires est généré par 20% des clients
  • 20% des fournisseurs engendrent 80% des problèmes
  • 80% du chiffre d’affaires est généré grâce à 20% des produits

Concrètement, voici un exemple purement fictif pour illustrer ce principe :

Vous faites de la prospection commerciale 10 heures par semaine dont voici la répartition :

  • 4 heures d’appels téléphoniques : vous obtenez 1 RDV.
  • 2 heures d’envoi de mails : vous obtenez 8 RDV.
  • 4 heures de démarchage physique : vous obtenez 1 RDV.

Dans cet exemple, 20% de vos actions (les deux heures de démarchage par mail chaque semaine) vous apportent 80 % de vos résultats (à savoir 80% des rendez-vous). Bien que cet exemple puisse paraître simpliste, amusez-vous à faire le calcul des différentes actions dans votre activité et vous verrez que ce principe se vérifie toujours.

Le principe de Pareto permet d’identifier les tâches importantes afin de se focaliser dessus et les optimiser. Combiné à un autre principe, le principe de Pareto est ultra efficace pour améliorer sa productivité. À savoir, la loi de Parkinson.

améliorer son efficacité-Principe de Pareto

B – La loi de Parkinson

Que dit la loi de Parkinson ? Qu’une tâche grossit en importance et en complexité (perçue) à la mesure du temps alloué à sa réalisation. En d’autres termes, moins a de temps pour réaliser une tâche, plus on se concentre sur sa réalisation. En effet, comme nous disposons de moins de temps, nous nous concentrons sur l’essentiel.

Exemple concret qui m’est déjà arrivé et je pense que je ne suis pas le seul concerné 😉 En effet, ne vous est-il jamais arrivé de vous mettre à travailler sur un projet au dernier moment en pensant ne pas avoir assez de temps pour le réaliser ? Et pourtant vous l’avez fait !

Pour ma part, j’avais un mémoire de 60 pages à rendre lors de la deuxième année de mon DUT Techniques de Commercialisation. J’avais effectué mon stage en janvier et février et j’avais donc 3 mois pour le rédiger (mars – avril -mai). Et je m’y suis mis une semaine avant la date de remise du mémoire. C’est un cas un peu extrême mais retenez simplement que pour gagner en efficacité, il faut vous imposer des délais courts.

3. La combinaison gagnante pour améliorer son efficacité

Afin d’être efficace dans ma conclusion, retenez simplement ceci:

  • Le principe de Pareto consiste à limiter les tâches à l’important pour diminuer le temps de travail.
  • La loi de Parkinson consiste à diminuer le temps de travail pour limiter les tâches à l’important.

Ces deux principes, combinés, sont très puissants pour améliorer son efficacité au travail.

Identifiez un petit nombre de tâches essentielles qui contribuent le plus à vos résultats et programmez les avec des dates butoirs très courtes et précises !

Connaissiez-vous ces deux principes ? Les appliquez-vous au quotidien ?

PS : pour aller plus loin, je vous invite à lire cet article sur le principe de Pareto.

PS 2 : pour aller plus loin, je vous invite à lire cet article sur la loi de Parkinson.

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